Bookings Manager

Bookings Manager este un sistem simplu și rapid de gestionare a rezervărilor. Este destinat unităților de cazare de dimensiuni mici și medii.

Utilizați un browser de Internet modern (Chrome, Firefox) cu Javascript activat. Pentru fiecare unitate de cazare, se va crea un singur cont de utilizator. Dacă vă conectați simultan din mai multe locații, reîmprospătați pagina pentru a prelua modificările efectuate în celelalte locații.

Rezervările sunt gestionate în Panoul rezervărilor care este un tabel care are pe coloane zilele și pe rânduri camerele și care depășește marginile ecranului. Folosiți controalele navigatorului pentru a muta zona vizibilă.

Navigație Bookings Manager

Panoul rezervărilor nu poate fi accesat înainte de a introduce camerele unității de cazare.

Tipuri de camere și Camere

Următoarele sunt valabile pentru orice spațiu de cazare (cameră, apartament, căsuță etc.). Vom folosi cuvântul cameră pentru simplificare.

Camerele sunt grupate pe tipuri de camere. Toate camerele de același tip au caracteristici similare și același tarif de cazare. De exemplu, camerele 201, 202 și 203 fac parte din tipul Cameră Dublă Standard.

Pentru pagina de prezentare de pe site-ul Vacanța.ro și pentru a introduce prețuri de cazare, nu este necesară introducerea camerelor. Se introduc doar tipurile de camere.

Pentru a gestiona rezervările prin aplicația Bookings Manager, este necesară introducerea individuală a camerelor. Pentru o unitate de cazare cu 20 de camere, această operație nu ia mai mult de 5 minute.

Tarifele de cazare pe Vacanța.ro se introduc pe tip de cameră. Rezervările se fac pe cameră.

Tipurile de camere pot fi introduse în pagina de editare a unității sau în meniul corespunzător din aplicația Bookings Manager. Camerele pot fi introduse doar în aplicația Bookings Manager. Adăugarea, modificarea sau ștergerea sunt evidente prin butoanele corespunzătoare și nu insistăm asupra acestor operații.

Atât tipurile de camere cât și camerele pot fi denumite de fiecare unitate așa cum dorește. Totuși, pentru tipurile de camere există deja predefinite următoarele tipuri care corespund tipurilor de spații de cazare stabilite de legislația în materie:
  • Cameră cu 1 pat
  • Cameră cu 2 paturi
  • Cameră Matrimonială
  • Cameră cu 3 locuri
  • Cameră cu 4 locuri
  • Suită
  • Garsonieră
  • Apartament
  • Căsuță tip camping
  • Cameră comună
  • Parcelă de campare

Vă rugăm să redenumiți aceste tipuri de camere numai în situația în care există cel puțin 2 tipuri de același fel. Pentru exemplificare, urmăriți cazul prezentat mai jos.

Să presupunem că unitatea dispune de un apartament și 10 camere duble. În acest caz, are sens să introducem următoarele tipuri de camere:

Pensiunea Test
  • Apartament 2 camere
  • Cameră Matrimonială

Dar, cele 10 camere duble nu sunt toate la fel și au tarife de cazare diferite: 2 sunt situate la parter și nu au balcon, în timp ce alte 2 (câte una pe etaj) dispun de o suprafață mai mare, pat dublu king-size și baie cu jakuzzi. În acest caz, o structurare mai adecvată este următoarea:

Pensiunea Test
  • Apartament 2 camere
  • Cameră Dublă Economic
  • Cameră Dublă Standard
  • Cameră Dublă Superioară

În acest moment avem 4 tipuri de camere. Toate camerele de același tip vor avea caracteristici similare și același tarif de cazare.

Următorul pas este să introducem camerele unității de cazare.

Pensiunea Test
  • Apartament 2 camere
    • 401
  • Cameră Dublă Economic
    • 101
    • 102
  • Cameră Dublă Standard
    • 201
    • 202
    • 203
    • 301
    • 302
    • 303
  • Cameră Dublă Superioară
    • 204
    • 304
  • Ștergerea unei camere atrage ștergerea tuturor rezervărilor pentru acea cameră;
  • Ștergerea unui tip de cameră atrage ștergerea prețurilor, a camerelor de acel tip și a rezervărilor pentru aceste camere.

Clienți

Clienții pot fi administrați din meniul corespunzător al aplicației Bookings Manager (adăugare, modificare, ștergere), dar și din pagina rezervărilor (adăugare, modificare).

Pot fi adăugate diverse informații despre clienți, însă numai numele este obligatoriu. Este recomandabil să adăugați de fiecare dată telefonul sau email-ul pentru a le avea la îndemână în pagina rezervărilor. Pentru a putea întocmi facturi, toate datele clientului sunt necesare.

Adăugare client

Rezervări

O rezerare se poate crea selectând cu mouse-ul perioada și apoi introducând un nume. Totuși, introduceți cât mai multe informații care v-ar putea fi utile ulterior.

Pentru a afectua o rezervare, în Panoul rezervărilor, selectați zilele (fără ziua de check-out). Va fi afișat un mic meniu în colțul din stânga-sus al selecției, cu 2 butoane: editează și anulează. În meniul setări puteți modifica apariția meniului, astfel încât după ce ați efectuat selectarea zilelor, editarea rezervării să fie declanșată automat.

Panoul rezervărilor

Se va deschide o fereastră în care se editează rezervarea și care include următoarele blocuri de informații:

  • Clientul - fiecarei rezervări i se atașează un client care poate fi selectat din baza de date sau introdus instant (doar numele este cerut). Clientul poate fi modificat sau editat ulterior;
  • Perioada - este preluată automat din selecție, dar poate fi modificată în limitele de disponibilitate a camerei;
  • Status - rezervat, avans plătit sau plătit integral. Pentru statusul rezervat se poate seta o sumă de plată și o dată scadentă. Dacă data este depășită, rezervarea va avea culoarea roșie;
  • Notițe - orice altă informație pe care o considerați necesară. Câmpul referer poate fi util pentru urmărirea diferitelor canale de vânzări utilizate.
Adăugare rezervare

Toate datele pot fi modificate în orice moment printr-un click pe rezervare. Modificările sunt ireversibile. O rezervare ștearsă nu mai poate fi recuperată.

Recepție

În acest meniu puteți vizualiza toate intrările (checkin) și ieșirile (checkout) dintr-o anumită zi. În partea din stânga (sau deasupra, dacă ecranul dispozitivului este prea mic) sunt 2 calendare (luna curentă și luna următoare) în care sunt evidențiate toate datele cu intrări și ieșiri. Dați click pe una dintre aceste date și se vor afișa înregistrările pentru acea zi.

Checkin & checkout